Fundación San Jose Etxe Alai

Foto exterior del edificio de la Fundación

CODIGO ETICO

A - PRESENTACIÓN

San José Etxe Alai Fundazioa es una organización constituida sin ánimo de lucro, inscrita en el Registro de Fundaciones, cuyo objeto expresado en sus estatutos es el de “....prestar atención y servicios a personas de la tercera edad así como a personas con problemática social urgente que residan preferentemente en el Municipio de Mungia y su comarca”. También se detalla que uno de los objetivos es “Promoción de estudios, investigaciones, encuentros, seminarios, etc. que traten sobre la tercera edad......” y “Cuales quiera otras que contribuyan a la realización de sus fines fundacionales.”

En el Título II de los Estatutos, se recogen todos aquellos aspectos relativos al Patronato como son su composición, competencias, obligaciones, responsabilidades y régimen de funcionamiento. Tal y como se especifica en el Art 18, las competencias del Patronato se extienden a todo lo concerniente al gobierno de la Fundación.

El Patronato de acuerdo al Art. 17 nombra un Director en el que delega la gestión de la institución.

La Fundación tiene su domicilio en el edificio sito en la calle Elorduigoitia 9 de Mungia, Bizkaia, y desarrolla sus actividades en el ámbito de la Comunidad Autónoma del País Vasco, prestando especial atención a los problemas de Bizkaia y preferentemente a los de Mungia y su comarca.

Los beneficiarios son personas mayores asistidas y válidas en las distintas modalidades de prestación ofrecidas por la Fundación. Este colectivo social sensible y sus familias reclaman de la Fundación un claro compromiso de orientación al cliente que debe quedar asentado en valores éticos explícitos.

B - INTRODUCCIÓN

Este Código Ético y de Conducta forma parte del conjunto de documentos formales que integran el Sistema de la Gestión Ética (SGE) para San José Etxe Alai Fundazioa.

El conjunto de documentos que componen el SGE suponen el inicio de una nueva perspectiva de organización que bien podría llamarse “Cultura de la Gestión Ética”.

El Sistema de Gestión Ética y Socialmente Responsable desea complementar y nunca interferir con aquellos documentos formales existentes e implantados, en este caso los estatutos y reglamentos de régimen interno sobre todo.

El proyecto reconoce como primer objetivo de las organizaciones la creación de bienestar en el amplio sentido de la palabra, tanto en el aspecto económico como en el de las relaciones humanas y el entorno en que se desenvuelve.

En los medios y en las maneras para conseguirlo es donde residen los compromisos que se asumen voluntariamente.

El documento marco en el que se apoya esta propuesta de Código de Ética es el SGE 21, de FORÉTICA, que divide en ocho subprocesos el proceso general de la Gestión Ética en las empresas y organizaciones en general. De modo coherente con las actuales herramientas de gestión se establecerán registros de los que se derivan sus correspondientes indicadores para permitir la gestión con datos, base de las posteriores revisiones y mejoras de esta herramienta.

Este documento estará sometido a la interpretación del Comité Ético para la resolución de cualquier duda o conflicto que dé en la organización, primando siempre el espíritu de la los valores frente a soluciones formales.

C - OBJETO Y ALCANCE

El objeto del Código Ético y de Conducta es describir el Sistema de Gestión Ética (SGE) establecido en San José Etxe Alai Fundazioa de acuerdo con la Norma SGE 21.

Este Código Ético será de aplicación para:

1. Todos los directivos de la organización en el desempeño de las actividades de las que son responsables y en las que participe junto con el personal de la organización.

2. La gestión de las necesidades y expectativas de los clientes.

3. La planificación y gestión de los competidores, proveedores y aliados.

4. El establecimiento de relaciones con el entorno social y medioambiental.

5. La planificación de la relaciones con el Patronato de la Fundación y administraciones competentes.

6. La gestión de la confidencialidad e incompatibilidad en las anteriores relaciones.

El espíritu de esta Norma es el cumplimiento de la legalidad vigente y de su superación mediante el compromiso ético de la organización.

E - POLÍTICA DE LA GESTIÓN ÉTICA Y SOCIALMENTE RESPONSABLE

San José Etxe Alai Fundazioa mediante su dirección, se compromete a liderar y apoyar cuantas acciones se encaminen hacia el mantenimiento de su Sistema de Gestión Ética y Socialmente Responsable. Documentando, implantando y manteniendo al día el Sistema de Gestión Ética, asume como valores fundamentales la defensa de la dignidad de las personas, el respeto de los derechos fundamentales de los trabajadores, así como la transparencia en la publicidad y difusión de la organización.

La dimensión de nuestra gestión debe identificarse con la justicia de tal manera que permanentemente transmitamos a nuestros clientes, proveedores y personal propio la honestidad en las relaciones para todos los ámbitos de la organización.

La Política de Gestión Ética y Socialmente Responsable de San José Etxe Alai Fundazioa se basa en los siguientes principios:

• Cumplimiento de los fines fundacionales.

• Búsqueda de la satisfacción de los usuarios y sus familias.

• Cumplimiento sistemático de la legislación aplicable.

• Superación constante.

• Buen fin del servicio dado.

• Constante interés en el bienestar del Personal.

• Rentabilidad de la empresa.

• Transparencia interna.

• Deber de protección del Medio Ambiente.

1 - DIRECCIÓN

Objeto

La Dirección debe buscar la pervivencia de la organización y la defensa de los intereses de todas las partes asegurando la confidencialidad cuando así sea necesario y la compatibilidad entre intereses privados del directivo y aquellos de la organización.

Valores

Los valores fundamentales son el respeto y la veracidad en la información a las partes interesadas que aparecen en este documento.

Responsabilidades

La Dirección actuará como modelo de Referencia en el Sistema de Gestión Ética, implicándose personalmente y animando a las personas a la mejora continua.

La Dirección proporcionará evidencia de su compromiso con el desarrollo e implantación del Sistema de Gestión Ética, así como con la mejora continua de su eficacia, a través de los siguientes medios:

Política de Gestión Ética

La Dirección de San José Etxe Alai Fundazioa establecerá, actualizará y revisará el documento “Política de Gestión Ética”, adjunto en la sección E del presente Código Ético y de Conducta.

Comité Ético

La Dirección de San José Etxe Alai Fundazioa creará un Comité Ético de tres miembros: un miembro del Patronato, un trabajador y un representante de los usuarios o de sus familias.

La pertenencia a este Comité será voluntaria y su aceptación será registrada.

Para el funcionamiento del Comité Ético, las siguientes reglas deberán ser aceptadas y aprobadas por el Patronato.

Flujo de información

La Dirección utilizará el sistema de información y registros recogido en los reglamentos de régimen interno de la residencia y centro de día: “Cauces de participación de los usuarios o sus representantes legales” y “Procedimiento de reclamación” que está integrado en el sistema de gestión de la calidad para garantizar el flujo de información al Comité Ético.

También se incluirán los flujos de información a través de reclamaciones, sugerencias y encuestas de percepción al personal.

La Dirección se compromete a hacer llegar al Comité Ético cualquier tipo de comunicación sobre faltas al Código Ético en el plazo más corto posible.

Auditorías

San José Etxe Alai Fundazioa verificará mediante auditorías anuales la conformidad del sistema de gestión ética con los requisitos de la norma SGE 21, el cumplimiento de los compromisos éticos declarados en la Política de Gestión Ética y el grado de cumplimiento de las acciones definidas en el presente Código Ético.

2 – RELACIONES CON LOS CLIENTES

Objeto

La Dirección deberá buscar el establecimiento de relaciones con los clientes asegurando la obtención de su confianza, la comunicación fluida y sin falsas expectativas.

Valores

Los valores fundamentales son la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes o receptores de los servicios y sus familias basadas en la honradez y lealtad.

Responsabilidades

La Dirección actuará como referente para todos los demás miembros de la organización en el trato transparente y respetuoso del colectivo sensible que es la población mayor atendida por San José Etxe Alai Fundazioa.

2.1 – Honestidad, lealtad y transparencia

Estos fines fundacionales se materializan en los reglamentos de Régimen Interno de la Residencia y Centro de Día en los que se definen:

a) Principios generales de funcionamiento: capacidad del centro; características de las personas destinatarias de los servicios; objetivos; requisitos de acceso; criterios y baremos de selección; admisiones, bajas y ausencias; precios; cauces de participación; procedimientos de reclamación.

b) Normas de funcionamiento interno

c) Características de los servicios prestados

En el inicio de relaciones la persona mayor, sus familiares o representantes legales cumplimentan el Registro mínimo de datos en el que se identifican sus características físicas, médicas y administrativas. Este documento, integrado en el sistema de gestión de la calidad, incluye información sobre el equipo mínimo, tarifas y servicios no incluidos en la tarifa ordinaria.

La fecha de solicitud de este documento determina el orden en la lista de espera que es uno de los tres criterios utilizados por la dirección para la gestión del ingreso. Las relaciones previas y la gestión de ingresos es responsabilidad de la la Dirección.

Al acceder a la plaza la persona mayor se compromete a cumplir las normas definidas en los Reglamentos de Régimen interno que son proporcionados por la Dirección. La persona mayor, sus familiares o representantes legales deben manifestar libremente el deseo de ingreso y el compromiso de cumplir las normas rectoras a la hora de formalizar el ingreso.

Los datos existentes sobre las personas mayores se mantienen de acuerdo a lo legislado en la Ley Orgánica de Protección de Datos. La cesión y utilización de estos por la empresa adjudicataria del servicio se hace también dentro de este marco legal. Ambas organizaciones han inscrito sus ficheros y tratamientos en la Agencia Española de datos y poseen documentos de seguridad.

San José Etxe-Alai Fundazioa establece en su convenio con la entidad prestadora de servicios la obligación de ésta de suscribir seguros de Responsabilidad Civil Profesional, en estas pólizas se integra el personal de la Fundación.

El personal que participa en actividades de voluntariado está también amparado por pólizas de accidente y responsabilidad civil subscritas por San José Etxe Alai Fundazioa, los miembros de Cáritas están amparados por su propio seguro.

Las instalaciones utilizadas por la Fundación están amparadas por una póliza multiriesgo y la furgoneta adaptada posee un seguro a todo riesgo, ambas contratadas por la Fundación.

2.2 – Política de regalos, atenciones y reconocimientos

Por su naturaleza, San José Etxe Alai Fundazioa no posee responsables comerciales ni realiza actividades de este tipo. Como atención a las personas mayores, el Patronato entrega a las personas mayores un regalo en la festividades navideñas cuyo costo queda registrado en el sistema contable de la organización.

En el caso de celebraciones puntuales y homenajes a algunas personas mayores se entregan regalos a estas personas cuyo costo queda también registrado.

3 – RELACIONES CON LOS PROVEEDORES

Objeto

Se tratará de establecer alianzas y relaciones mutuamente beneficiosas, basadas en la confianza, el intercambio de conocimiento y en la integración, para:

• Apoyar a los proveedores de modo que sus suministros mejoren en beneficio de ambas partes.

• Crear valor entre las partes, y maximizarlo

• Apoyar el desarrollo mutuo.

• Asegurar que la cultura de ambas partes es compatible.

Valores

Los valores fundamentales son la transparencia en las relaciones y la equidad en el trato.

Responsabilidades

La Dirección se encargará de informar del compromiso ético adquirido y exigir a los proveedores clave la implantación de los requerimientos de la norma en lo que a proveedores se refiere.

3.1 – Respeto a la legalidad vigente y Declaración de los Derechos Humanos

La Dirección de San José Etxe Alai Fundazioa exigirá a posibles empresas importadoras una declaración en la que se garantizará que los suministros de productos y servicios hayan sido respetuosos con la legalidad vigente en el país de origen o en caso de no existir régimen legal aplicable se han respetado todos los artículos de la Declaración de Derechos Humanos.

Los adjudicatarios de los principales servicios, atención y transporte, garantizarán del mismo modo el cumplimiento de toda la legislación vigente aplicable. Este declaración será complementaria a los convenios firmados donde se especifican los servicios contratados.

Cuando así se estime oportuno la organización decidirá y comunicará a todas las partes interesadas las alianzas establecidas que impliquen el beneficio mutuo de la/s organización/es involucradas, con total compatibilidad en el objeto de la alianza con el objeto fundacional.

Cualquier duda o conflicto podrá ser llevada ante el Comité Ético para que sea evaluado según los valores aquí explicitados.

Gestión de litigios

San José Etxe Alai Fundazioa mantendrá un registro de posibles litigios con proveedores.

Sistema de intercambio de información

El sistema de información articulado en torno al Sistema de Gestión de la Calidad, establece los mecanismos y reuniones de seguimiento de la organización adjudicataria del contrato de arrendamiento de servicios.

El Consejo de Servicio del Transporte Especial, responsabilidad de la Sociedad Vasca de Minusválidos – Bidaideak, es el foro de comunicación, seguimiento y mejora del servicio prestado a San José Etxe Alai Fundazioa.

Las actas de reunión, sugerencias, quejas y reclamaciones serán los registros de estas actividades y las posible faltas al Código Ético serán remitidas por la Dirección al Comité Ético para su valoración.

4. - RELACIONES CON LAS PERSONAS DE LA ORGANIZACIÓN.

Objeto

Los Organización debe garantizar a las personas de la organización los siguientes aspectos:

1. La formación y capacitación necesaria para que adquieran confianza en sí mismas y en el resultado de su trabajo.

2. La compatibilidad de sus propios fines con la vida familiar y circunstancias personales de las personas que la integran.

3. Un ambiente distendido y de compañerismo que, evitando abusos, genere la integración de todo su personal.

4. La concienciación e implicación de las personas en temas de ética, calidad, higiene, seguridad, medio ambiente y responsabilidad social.

5. La apertura a una comunicación abierta siendo receptiva a las preocupaciones de los demás y proporcionar información de modo que su personal se sienta motivado y partícipe de la empresa y de sus logros.

Valores

Los valores fundamentales son la motivación, el reconocimiento, la comunicación y el apoyo.

Responsabilidades

La Dirección asegurará que todas las relaciones laborales estarán basadas en el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Legislación vigente (en materia laboral, social, de Seguridad e Higiene y cualesquiera otras áreas reguladas por el derecho positivo vigente). Las relaciones con los representantes de los trabajadores estarán marcadas por el diálogo y la colaboración, a fin de contribuir al objetivo común de cumplimiento de la legalidad y satisfacción del personal.

MEDIOS DE COMUNICACIÓN E INFORMACIÓN

Las personas de San José Etxe Alai Fundazioa podrán utilizar los sistemas de comunicación implantados en el Sistema de Gestión de la Calidad, las comunicaciones verbales, quejas o reclamaciones tendrán acceso al Comité Ético cuando el interesado/a manifieste su deseo de valoración por parte de éste.

Toda notificación implicará la recogida de un registro a través del documento Comunicación al Comité Ético, que podrá ser completado individualmente o con la ayuda de su superior.

CASOS DE ACOSO

En caso de acoso físico o moral, la persona afectada podrá informar a su superior siempre que no sea el agente del acoso, de todos modos el acceso al Comité Ético a través del cumplimiento del registro seguirá siendo directo para las personas afectadas.

El Secretario del Comité Ético será el responsable de recepcionar el registro e iniciar el estudio del caso, inclusión en el orden del día y resolución en las reuniones periódicas.

MOTIVOS

El personal de San José Etxe Alai Fundazioa podrá dirigirse al Comité Ético si existe, a su entender, un conflicto debido a discriminación en cuanto a recepción de información o formación profesional debido a género, raza, religión, minusvalía, ideología o favoritismo.

FORMACIÓN Y PROMOCIÓN

La Dirección garantizará un acceso ecuánime a la formación y promoción profesional. La formación garantizará el reciclado, actualización y promoción de las personas, normalmente el personal de la Fundación se integra en los programas de formación de la entidad prestadora del servicio según su propio sistema de calidad, habitualmente en las propias instalaciones de la Fundación.

VÍAS LEGALES

Según las reglas del Comité Ético, se podrán utilizar las vías legales reglamentarias sobre las cuales las partes en conflicto estarán previamente informadas.

A petición de las partes el Comité Ético podrá también actuar como árbitro registrando su actuación en el correspondiente informe y actas de reunión.

ORGANIGRAMA

Organigrama de la Fundación

5. - RELACIONES CON EL ENTORNO SOCIAL Y MEDIOAMBIENTAL

Objeto

San José Etxe Alai Fundazioa buscará proyectos con repercusiones positivas en su entorno, concretamente en los aspectos culturales, sociales y medioambientales, escuchando a las comunidades locales en la toma de decisiones que les afecten y las consecuencias que pudieran derivarse para el desarrollo de las generaciones futuras.

Valores

Los valores fundamentales son la cooperación, la sostenibilidad y veracidad.

Responsabilidades

La publicidad ofrecerá información veraz de los servicios y logros. Se evitará la publicidad basada en contravalores o que aproveche debilidades del sector social al que va dirigida. Por su propia naturaleza asistencial y delimitación de su zona de actividad no existe actividad comercial ni publicitaria sistemática dirigida a la comunidad de personas mayores ni a sus familiares.

La transparencia, accesibilidad y veracidad serán las bases de su reputación en la comunidad.

La Organización se implicará en las comunidades en las que opera, a través de actividades tales como: implicación en la educación y formación, apoyo a la salud y al bienestar social, al deporte y ocio y al trabajo voluntario y fomentando las posturas éticas.

Todas sus actividades, de investigación en el campo de la geriatría u otras, serán compatibles con el respeto a la dignidad humana.

Todos los estudios son bilingües, anónimos y no trazables por lo que los datos no son susceptibles de estar afectados por la Ley Orgánica de Protección de Datos.

REQUISITOS MEDIOAMBIENTALES

San José Etxe Alai Fundazioa posee un sistema de gestión medioambiental basado en la norma UNE-EN-ISO 14001.

ACTIVIDADES SOCIALES

La Dirección de San José Etxe Alai Fundazioa elaborará un informe anual que recoja las acciones solidarias o de ayuda social que no estén incluidas en sus fines fundacionales.

6.- RELACIONES CON EL PATRONATO DE LA FUNDACIÓN

Objeto

Debido a la especial relevancia del Patronato en el gobierno de la Fundación, máximo órgano de decisión, la relación con la Dirección debe ser especialmente fluida y respetuosa con los valores éticos definidos.

Valores

Los valores fundamentales son la lealtad y la comunicación.

Responsabilidades

Según lo establecido en los estatutos, San José Etxe Alai Fundazioa otorga al Patronato “...todas aquellas facultades de dirección y control en la gestión de la Fundación...” “En concreto, administrará los bienes y derechos que integran el patrimonio de la fundación.”

También queda determinado que es “una organización sin ánimo de lucro, que por voluntad de sus creadores tiene afectado de modo duradero su patrimonio a la realización de los fines de interés general que se describen en el Art. 3 de los presentes Estatutos”

Gestión de bienes

Es responsabilidad de la Dirección proteger y aumentar el patrimonio de la Fundación del modo que se especifica en el Art. 26 de los estatutos en busca de cumplir del mejor modo los fines fundacionales. Para ello la Dirección elabora los siguientes informes:

1. Inventario

2. Balance

3. Cuenta de resultados

4. Memoria de actividades

5. Liquidación

Estos informes se regulan en los estatutos de la organización en los Art. 30 y 31. Según lo establecido en la Ley de Fundaciones del País Vasco, San José Etxe Alai Fundazioa no está sujeta en este momento a auditorías económicas, no obstante podrá llevarlas a cabo de forma voluntaria o cuando la legislación así lo ordene.

Auditorías o acciones judiciales

El Patronato será informado por la Dirección de cualquier auditoría o acción judicial relevante que será recogida en las actas de reunión, adjuntándose una copia del documento en cuestión.

Información a inversores

Según el Art. 26 del Reglamento del Protectorado de Fundaciones la información depositada es de carácter público por definición.

La propia dinámica de información al Patronato conduce a los intervinientes al control efectivo y transparente de la organización.

7.- RELACIONES CON LA COMPETENCIA

Objeto

Se buscarán relaciones basadas en el libre mercado, que conduzcan a enaltecer los valores propios, sin menospreciar los ajenos y que vayan siempre en beneficio de las partes interesadas.

Se procurará mantener relaciones con la competencia con el fin de “compartir mejores prácticas” en aras de intercambiar experiencias y mejorar los productos y servicios ofrecidos.

Valores

El valor fundamental a aplicar es el respeto y la colaboración en asuntos de interés común.

Responsabilidades

La Dirección se encargará de informar del compromiso ético adquirido y extender a la competencia los valores éticos y de colaboración.

Declaración

La dirección de San José Etxe Alai Fundazioa presentará una declaración, en la que se expresará el respeto al derecho al honor y a los derechos de propiedad de competidores, a la renuncia a la búsqueda de información por vías ilegales o a las prácticas contrarias a la libre competencia.

Denuncias

Existirá un registro de denuncias por parte de la competencia o de las autoridades y de las acciones pertinentes tomadas. Así mismo se registrarán citaciones y/o querellas junto con la copias del acuerdo o sentencia firme que den por cerrado el procesos.

Reuniones de conciliación

En caso de que existieran reuniones de conciliación se levantarán actas de la reunión que se mantendrán como registros.

Asociaciones

En la medida de lo posible San José Etxe Alai Fundazioa se incorporará a asociaciones del sector, comunicándolo a través de los sistemas de comunicación previamente definidos a todos los grupos de interés de la organización.

Si existieran códigos deontológicos se procederá a su adhesión y a su difusión a todos los grupos de interés.

8.- RELACIONES CON LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS COMPETENTES

Objeto

Independiente de estar al corriente de todas las obligaciones legales (fiscales, laborales, etc.), se estará dispuesto en todo momento a satisfacer las solicitudes de información, independientemente del nivel del funcionariado de que procedan, proporcionándolas con prontitud y detalle requerido.

Valores

El valor fundamental a aplicar es la confianza y el cumplimiento de la legalidad.

Responsabilidades

Será responsabilidad de la Dirección asegurar que los grupos de interés conocen el contexto legal en el que la organización trabaja y que el acceso transparente a la información por parte de la administración está garantizado. Se establecerá un trato cortés, sin incluir obsequios o distinciones, en búsquedas de ventajas.